Mensaje de negocios
Muchos negocios relacionados con las comunicaciones están convencidos que enviar un mensaje bien compuesto y escrito aumenta la reputación profesional. También proporciona un registro permanente de sus ideas y opiniones. Al aplicar los principios de la buena escritura toda la correspondencia de negocios, correos electrónicos, notas, informes, cartas resultaran en un documento informativo y persuasivo. Habrá poca necesidad de aclaración y, en muchos casos, los destinatarios responderán favorablemente al mensaje. En muy pocos casos, los lectores cuestionaran la validez de la información contenida en un mensaje bien estructurado.
Examina la estructura, lenguaje y el tono de los documentos enviados por tu organización. Si eres un empleado nuevo, sigue de cerca el protocolo de planificación para escribir y enviar un documento. Un tono casual puede ser adecuado para correos electrónicos y notas, mientras que informes y cartas pueden requerir un enfoque mas formal.
Identifica el propósito del mensaje. ¿Estas ofreciendo una apreciación, información o una critica constructiva? ¿El mensaje será enviado a colegas, clientes, agencias gubernamentales o acreedores? El mensaje debe ser estructurado de manera diferente para cada grupo, y se deben tomar medidas de cautela para personas fuera de la organización.
Crea un esbozo del mensaje. Anota los puntos principales que quieres abordar. ¿Qué palabras en especificas, frases y oraciones se incluyen en el documento? Si estas enviando un correo electrónico del documento, usa las funciones del programa para crear un primer borrador. Alternativamente, puedes usar un procesador de textos o una pluma y papel.
Muestra el propósito del mensaje de forma clara en el primer párrafo. Utiliza los párrafos restantes para apoyar este objetivo, en cada párrafo aborda otro punto principal en orden decreciente de importancia. En el ultimo párrafo, reitera el propósito y establece claramente las expectativas. Utiliza frases de transición apropiadas para asegurarte de que todas las partes del mensaje fluyen sin problemas.
Lee el primer borrador en voz alta. Esta es una excelente manera de comprobar si el mensaje suena natural. Elimina las palabras innecesarias. Evita el uso de un lenguaje demasiado técnico o abstracto tratando de impresionar al lector. Revisa cuidadosamente el documento y corrige todos los errores ortográficos y gramaticales.
Mejora la legibilidad del documento añadiendo sangrías y viñetas. Enfatiza los puntos clave con negrita, cursiva o subrayado. Inserta cualquier grafica o diagramas que apoyen al mensaje. Usa un tamaño y estilo de fuente adecuado.
Comprueba los nombres de todos los destinatarios y asegúrate que nadie se haya quedado fuera de la lista. Si estas enviando un documento por correo electrónico, determina que destinatarios requieren el CC (con copia) o CCO (con copia oculta).
